如何撰写律师函(中)

如果您还没有加入到信息化革命中来，那赶快行动吧。不需要其他理由，只为撰写信函就值得买一台电脑。一旦拥有了电脑，您就会发现您再也不用向客户解释为什么三天前口述的信函还没有发出。

　　利用微软的word软件和Corel公司的WordPerfect软件。是的，您需要好的文字处理软件。他们最新的版本分别是word 2000和Corel WordPerfect 2000.虽然我有这两个新版本，但我还是用Dos版的Wordperfect 5.1来完成我近99%的工作。我的手指已经熟悉了那些特殊的编码，用起这些老版本软件就会得心应手。另外，这还因为我能将这个老版本软件的文件格式转化成其他2000新版软件所认可的文件格式。

　　如果不能打字，那就利用语音识别软件。如果您从未接触过打字，那也有适合您的软件为您服务。语音识别软件可以让您直接口述给电脑。这类软件是如此地好以致于WordPerfect 2000都和其中的一个名牌捆绑起来进行销售。你可以买一个语音识别软件外加一个手提式录音机，这样你可以按传统的方式录音，然后转录到电脑上。比较知名的两款语音识别软件是：Dragon Naturally Speaking 和 L&H VoiceXpress.

　　为每个客户建立一个单独的文件夹。您可以在电脑上为每个客户建立一个单独的文件夹，这样就可以将该客户的信函、文档、工作记录全都放在该文件夹下，就像放在一个纸文件夹中一样，查找起来方便多了。另外，客户的名字可以命名为文件夹的名字，比如，将与某甲有关的信函、遗嘱、合同、电子表格等文档放入电脑中一个名为"甲"的文件夹中。

　　将所有信函保存在电脑中的一个文件夹内。就像把信函的副本保存在一个纸文件夹中一样，您可以将信函的电子副本保存在电脑中专门为该客户建立的文件夹中。当然，这也不能简单地认为是为每个客户的每一封信建立一个单独的文件夹。如果电脑中已经存在为该客户保存信函的文件夹，将新撰写的信函放入该文件夹中即可。我发现最好是将新信函放在老信函的上面，而不是放在它们的下面。在纸文件夹中，为了让人一眼看到，新信函总是放在纸夹的最前面，所以在电脑中放置信函时，也要采用这个规则。其实，这在电脑中很容易做到：即在老信函的顶部新开一页开始撰写新信函。

　　给客户的信函以LETTERCL命名，给非客户的信函以收信人的名字命名。如果信函的文件名是以收信人的名字来命名的，当您事后想看这封信时，不需要到处乱点，就能很快查找到它。举例来说，将电脑中一封给非客户玛丽.史密斯的信命名为史密斯文件。有一个例外，我给客户的信函不是客户的名字而是以LETTERCL来命名的，因为这些信函在电脑中存放的文件夹是以客户的名字来命名的。如果这样做，当客户是一个公司或是一个集团时，我就能很快地找到想要的文件。

　　从先前的信函中拷贝内容。有一半以上的信函都不是第一次发给收信人的，因为随后还要不断地发信提醒收件人完成没有完成的工作或继续讨论某些以前讨论过的问题。在另一半的信函中，至少有一样东西是相同的：先前信函中收件人的名称、住址以及您的签名。所以，您起草新信函时就没有必要再将这些内容重新打一次，使用剪切和复制命令就能将收信人的名称和地址及其他有用的信息从原信函上拷贝到新信函上。当然，您可以修改这些拷贝来的内容，让它们与正在编辑的信函保持一致。嘿嘿，我其实还有更好的软件macros来完成这些重复性的工作。

　　打印好信函所需的信封。在没有电脑之前，我们在打印信封和邮寄标志时常常会犯很多错误，于是客户就打电话来告诉我们这些错误，我们看了看信函，说我们是按正确地址寄出的，那客户就会反问我们，那信封上为什么是不同的地址呢。现在我们使用文字处理软件中的信封打印功能，就能保证该地址是正确的，因为有了软件，我们就知道信函上的地址和信封上的地址是一样的。

　　备份您所撰写的东西。电脑有它的神奇之处，但它也需要电，如果断电，文字就会从屏幕上消失，如果它们没有被保存，那些文字就永远消失了。如果您第一次丢失了一个小时的工作量，就应该买一个如磁盘之类的存储设备，如果第二次又丢失了一个小时的工作量，那就应该开始使用这个存储设备，我对备份的建议是：

　　起草信函的过程中要经常按"保存"键。

　　如果信函很长，在撰写过程中要经常打印几个副本来备份。

　　在每个工作日结束的时候将您的工作成果备份到存储设备中。

　　结束语

　　撰写信函有很多目的：给客户提供建议，寻求妥协，发送文件，获取信息。所以信函都应该清晰明了，简单有序。作为律师，只有撰写出精简直接的针对非专业人士的律师函才有可能达到良好的效果。

　　书写信函其实和其他律师技能没有什么两样。收信人如果不能理解，那这样的正式请求书也无疑是浪费笔墨。如果您想浪费口舌，那就在信函中说一大堆让人难以理解的废话吧。如果您真是想妥协，那就写一封让收信人能够理解的信函吧。

[英文原文]

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